Bourses de la reine Elizabeth – Concours de 2017 – FAQ

La dernière journée pour soumettre des questions est le mardi 10 octobre 2017 à 16h (HE).

Dates et chiffres

Quelle est la date limite pour soumettre une proposition?

La date limite pour soumettre une proposition est le 18 octobre 2017.

Quelle est la durée du programme?

Les universités sont invitées à soumettre une proposition de projet d’une durée de deux à quatre ans et toutes les activités liées au projet devront être terminées le 31 décembre 2021.

Quelle est la date proposée de début des activités pour les étudiants?

Les activités liées aux projets devraient commencer au début de 2018 (sous réserve de la signature d’un accord de contribution entre les Fondations communautaires du Canada et l’université canadienne).

Quelle est la valeur totale de ce programme?

La valeur totale de ce programme devrait atteindre environ 6 000 000 $ CA.

Les projets doivent être terminés d’ici le 31 décembre 2021. Le rapport final doit-il être rédigé avant cette date ou peut-il être produit au début de 2022?

Les rapports finaux doivent être remis au plus tard le 31 décembre 2021. De janvier à mars 2022, Universités Canada procédera à l’examen des rapports finaux, aux derniers versements et à la compilation des résultats du programme.

En ce qui a trait à la possibilité, pour une ou plusieurs universités canadiennes, de soumettre une proposition conjointe, le montant maximal pouvant être accordé serait-il encore de 300 000 $, à partager entre les universités canadiennes partenaires? Ou serait-il supérieur à 300 000 $ et séparé entre les établissements?

Le montant maximal pouvant être accordé à une proposition de projet est de 300 000 $. Si une université canadienne décide de soumettre une proposition conjointe, le montant maximal ne pourra excéder 300 000 $.

Les lignes directrices indiquent que le financement maximal est de 300 000 $ par proposition de projet. Ce montant représente-t-il le montant total attribué à la proposition, incluant la contribution financière de l’université/du partenaire, ou s’agit-il du montant pouvant être demandé pour le projet? (Le montant total pouvant être utilisé pour le projet excéderait alors 300 000 $.)

Le montant de 300 000 $ correspond à la contribution maximale pouvant être demandée pour chaque proposition de projet soumise au programme de Bourses canadiennes du jubilé de diamant de la reine Elizabeth II. Les universités devront contribuer au financement des projets, et le comité de sélection privilégiera les propositions comprenant une contribution importante de l’université. La contribution de l’université canadienne n’est assujettie à aucun plafond. Les contributions des universités peuvent inclure des contributions en nature ou en argent. Les contributions en argent, en nature et autres apportées par l’université, l’établissement ou l’organisation partenaire, et le boursier peuvent comprendre :

  • les dispenses ou réductions de frais de scolarité ou de frais universitaires payés par l’étudiant, ou encore de frais de subsistance ou de transport;
  • le temps de supervision, les salaires des chercheurs et (ou) les allocations des assistants de recherche, les frais de publication, les frais de communications, les frais de services techniques, les frais d’inscription à des conférences, les frais d’organisation d’événements ou de congrès universitaires et les frais d’interprétation. Les établissements ou organisations partenaires peuvent également contribuer aux frais de transport aérien, à ceux de transport terrestre, aux indemnités journalières, etc.;
  • les contributions financières provenant d’autres sources (fondations, partenaires communautaires ou partenaires de l’industrie et autres organismes de financement).

Remarque : Les contributions aux frais généraux ne sont pas admissibles.

Pourriez-vous préciser la date prévue de début du programme? Il semble que nous découvrirons seulement en janvier si nous avons été choisis, mais devrions-nous prévoir le début de notre projet au printemps ou en automne 2018?

Les résultats du concours devraient être communiqués aux universités d’ici la fin de 2017 ou le début de 2018. Sous réserve de la signature de l’accord de contribution, il revient à l’université canadienne de déterminer à son gré le moment de la mise en œuvre des activités du programme.

Lorsque vous parlez 'année', est-ce qu’il s’agit de l’année calendrier, universitaire ou autre? Quand devrons-nous soumettre les rapports financiers?

Le programme BRE fonctionne sur une année financière du 1er avril au 31 mars.  Les rapports financiers trimestriels doivent être soumis au plus tard le :

  • 31 juillet (pour la période avril, mai et juin);
  • 31 octobre (pour la période juillet, août et septembre);
  • 31 janvier (pour la période octobre, novembre et décembre); et
  • 30 avril (pour la période janvier, février et mars).

Critères d'admissibilité

Qu’est-ce que le programme financera?

Cet appel de proposition servira à offrir des subventions a) aux étudiants canadiens qui souhaitent entreprendre un stage dans un pays admissible, et b) aux étudiants aux cycles supérieurs provenant d’un pays admissible et qui souhaitent entreprendre des études ou des travaux de recherche dans une université canadienne.

Quelles sont les disciplines admissibles?

Le programme est ouvert à toutes les disciplines universitaires.

Pouvez-vous fournir des exemples d’activités d’engagement communautaire?

Les activités peuvent inclure, sans s’y limiter :

  • l’application auprès des collectivités locales d’expériences ou de connaissances acquises à l’étranger;
  • le renforcement du caractère et des compétences professionnelles des participants grâce à l’art oratoire, au réseautage, ainsi qu’à des activités axées sur la résolution de problèmes et le développement du leadership;
  • la participation à des activités communautaires (tables rondes, forum, débats, etc.);
  • le mentorat par les pairs, le partage de connaissances et le réseautage entre boursiers et anciens du programme;
  • le bénévolat au sein de la collectivité locale.
Les étudiants qui ont déjà obtenu une bourse dans le cadre du programme BRE sont-ils admissibles?

Oui, ils le sont. Il revient à chaque université de gérer cette situation.

Les mandats associés aux stages doivent-ils être élaborés après l’obtention du financement ou dans le cadre de la proposition aux fins de financement?

Les mandats associés aux stages n’ont pas besoin d’être élaborés dans le cadre de la proposition. Veuillez noter que le formulaire de soumission vous demande de préciser comment votre université contribuera à assurer la réussite du partenariat et comment les stagiaires contribueront à l’atteinte des objectifs de l’établissement partenaire.

Faut-il indiquer des partenaires précis dans la proposition?

Vous devez indiquer des partenaires précis dans la proposition, ou décrire une stratégie pour repérer d’éventuels partenaires, si vous n’en avez aucun au moment de soumettre votre proposition.

Qu’advient-il des crédits universitaires dans le cas des étudiants étrangers venant étudier au Canada? Les étudiants étrangers doivent-ils obtenir un diplôme canadien ou peuvent-ils utiliser les études et la recherche menées au Canada afin d’obtenir un diplôme d’études supérieures dans leur établissement d’attache?

L’étudiant étranger venant au Canada peut faire tout un programme menant à l’obtention d’un grade dans une université canadienne ou utiliser les fonds pour étudier ou effectuer de courts séjours d’études ou de recherche, tant qu’il satisfait aux critères d’admissibilité. Dans le cas des boursiers étrangers effectuant de courts séjours d’études ou de recherche au Canada, les activités financées dans le cadre du programme BRE doivent être directement liées au programme de maîtrise ou de doctorat auquel ils sont inscrits dans leur pays d’origine.

Est-ce que tous les étudiants (stagiaires canadiens qui se rendent à l’étranger et les étudiants étrangers qui viennent au Canada) sont considérés comme des étudiants qui effectuent un échange dans le cadre des partenariats d’échanges bilatéraux existants? Devons-nous avoir conclu une entente avec le pays partenaire, ou prévoir établir un partenariat bilatéral avec celui-ci?

Les universités canadiennes ne sont pas tenues d’avoir déjà conclu un partenariat avec le pays, car le programme vise à encourager l’élaboration de nouveaux partenariats et à renforcer les partenariats existants. Nous nous attendons à ce que les propositions fortes répondent aux questions de façon claire et succincte dans le formulaire de demande. Dans le formulaire de demande, l’université canadienne doit décrire sa démarche en matière de partenariats. Pour chaque partenaire inscrit dans le formulaire, elle doit décrire les principaux objectifs de l’organisation, la relation entre celle-ci et l’université, ainsi que les rôles et responsabilités de l’organisation dans la mise en œuvre du projet. Une lettre d’appui en format électronique de la part de chaque partenaire doit être jointe au formulaire. L’université canadienne doit décrire sa stratégie pour repérer d’éventuels partenaires et établir avec eux un partenariat efficace qui assurera la réussite du projet.

Les lignes directrices précisent que le « programme vise une contribution de 50 pour cent » : (1) est-ce un objectif pour le programme dans son ensemble, ou la recommandation vise-t-elle chaque soumission individuelle?; (2) y a-t-il un pourcentage minimum recommandé pour le partage des coûts dans le cadre de cet appel de propositions, et vise-t-on une proportion particulière de contributions en argent et en nature?

(1) La contribution de 50 pour cent est un objectif pour l’ensemble du programme. (2) Aucun pourcentage minimum n’est recommandé pour les soumissions individuelles. Les contributions importantes seront privilégiées par le comité de sélection. Tel qu’il est indiqué dans les lignes directrices, les contributions en argent, en nature et autres apportées par l’université, l’établissement ou l’organisation partenaire, et le boursier peuvent comprendre :

  • les dispenses ou réductions de frais de scolarité ou de frais universitaires payés par l’étudiant, ou encore de frais de subsistance ou de transport;
  • le temps de supervision, les salaires des chercheurs et (ou) les allocations des assistants de recherche, les frais de publication, les frais de communications, les frais de services techniques, les frais d’inscription à des conférences, les frais d’organisation d’événements ou de congrès universitaires et les frais d’interprétation. Les établissements ou organisations partenaires peuvent également contribuer aux frais de transport aérien, à ceux de transport terrestre, aux indemnités journalières, etc.;
  • les contributions financières provenant d’autres sources (fondations, partenaires communautaires ou partenaires de l’industrie et autres organismes de financement).

Remarque : Les contributions aux frais généraux ne sont pas admissibles.

Qu’entendez-vous par « stage » dans le cadre du programme?

Tel qu’il est indiqué dans les lignes directrices, la notion de stage englobe toute occasion qui permet à un étudiant d’acquérir des compétences pratiques ou professionnelles. Fait référence à l’apprentissage par l’expérience. Les études à l’étranger et les travaux de recherche liés au programme universitaire canadien de l’étudiant ne sont pas compris. Remarque : Les stages peuvent comprendre des travaux de recherche effectués pour le compte de l’établissement ou de l’organisation hôte.

Les stages peuvent être rémunérés ou non.

Les stages en résidence en médecine effectués sur le terrain par les étudiants canadiens sont-ils considérés comme des stages?

Les résidences en médecine effectuées sur le terrain (dans un pays autre que le Canada) sont considérées comme des stages s’ils satisfont à toutes les exigences du programme.

Pouvez-vous définir « projet » dans le cadre du programme Bourses canadiennes du jubilé de diamant de la reine Elizabeth II? Que peut-on appeler un projet?

Les universités peuvent faire une demande de financement pour obtenir :

  • des bourses pour stagiaires canadiens se rendant à l’étranger dans un pays admissible;
  • des bourses permettant à des étudiants étrangers provenant d’un pays admissible d’étudier ou d’effectuer de la recherche dans une université canadienne.

Cette proposition regroupant diverses activités est ce qui est appelé un projet. La façon dont les activités sont liées est laissée à la discrétion de l’université canadienne. Une université peut choisir d’accepter seulement les propositions des stagiaires canadiens allant à l’étranger, celles des étudiants étrangers venant au Canada, ou les deux. La diversité et l’innovation seront privilégiées, de même que les propositions qui reposent sur une vision cohérente et une démarche stratégique.

Y a-t-il une limite de partenaires à l’étranger avec lesquels on peut faire affaire dans le cadre de ce programme? Nous sommes en communication avec un partenaire potentiel à l’étranger pour ce programme. Comme d’autres établissements canadiens ont déjà communiqué avec lui, il se demandait si cela pouvait présenter un problème.

Un partenaire à l’étranger peut collaborer avec de multiples établissements canadiens dans le cadre de ce programme.

« La totalité des fonds du programme sera accordée à des universités canadiennes et au moins 75 pour cent des boursiers de la reine Elizabeth II seront des étudiants canadiens. » Est-ce que cela signifie que chaque soumission devrait voir à ce que 75 pour cent du budget soit attribué aux stagiaires canadiens et que seulement 25 pour cent du budget soit attribué aux étudiants étrangers?

Les responsables du programme s’assurent qu’au moins 75 pour cent des boursiers de la reine Elizabeth II sont Canadiens (et non que 75 pour cent des fonds du programme sont attribués à des stagiaires canadiens). Le processus de sélection garantira que les critères généraux du programme sont satisfaits. Les universités n’ont pas à se soucier de ces critères lors de la rédaction de leur proposition.

 

En ce qui concerne les étudiants aux cycles supérieurs qui viennent étudier dans les universités canadiennes, devons-nous recruter des étudiants dans nos universités partenaires situées dans les pays admissibles ou dans un bassin d’étudiants qui participent déjà à un programme d’échange?

Il revient à l’université canadienne de déterminer sa façon de recruter des étudiants aux cycles supérieurs provenant des pays admissibles.

Dans le cadre de ce programme, les étudiants canadiens peuvent-ils mener des travaux de recherche liés à leur diplôme ou travailler avec d’autres chercheurs canadiens?

La notion de stage englobe toute occasion qui permet à un étudiant d’acquérir des compétences pratiques ou professionnelles, et fait référence à l’apprentissage par l’expérience. Les études à l’étranger et les travaux de recherche liés au programme universitaire canadien de l’étudiant ne sont pas considérés comme un stage. Remarque : Les stages peuvent comprendre des travaux de recherche effectués pour le compte de l’établissement ou de l’organisation hôte.

Pour être admissibles au programme, les étudiants étrangers doivent-ils provenir d’une organisation partenaire dans un pays admissible rattachée à l’un des établissements partenaires mentionnés dans la proposition en ce qui concerne les stagiaires allant à l’étranger, ou peuvent-ils simplement provenir d’un pays admissible, mais sans partenaire?

Les étudiants étrangers doivent provenir d’un pays admissible, mais il n’est pas nécessaire qu’ils soient rattachés à un établissement partenaire.

Les stages doivent-ils tous se faire auprès d’un établissement partenaire, ou un étudiant peut-il se trouver un stage et obtenir du financement du programme BRE?

Tous les stages doivent être effectués auprès d’un établissement partenaire.

Nous aimerions que des étudiants aux cycles supérieurs inscrits à l’une de nos universités partenaires viennent étudier à temps plein dans notre université à titre d’étudiants invités. Ces étudiants seraient inscrits dans notre université, mais ils demeureraient inscrits auprès de leur université d’attache et n’obtiendraient pas leur diplôme à notre université. Ils suivraient des cours, des programmes ou des ateliers et effectueraient des activités d’engagement communautaire pendant leur séjour ici. Ces étudiants seraient-ils admissibles au programme?

Les étudiants étrangers venant au Canada n’ont pas à suivre tous les cours menant à l’obtention de leur diplôme à l’université canadienne. Cependant, ils doivent satisfaire aux exigences du programme décrites dans les lignes directrices.

Processus de sélection

Combien de propositions seront sélectionnées dans le cadre du programme Bourses canadiennes du jubilé de diamant de la reine Elizabeth II?

Le nombre d’universités qui pourront participer au programme n’est pas prédéterminé. Les meilleurs candidats seront sélectionnés en fonction de la qualité des propositions soumises et des fonds disponibles. La valeur maximale des fonds affectés au présent appel de propositions est d’environ 6 000 000 $

En quoi consiste le processus de sélection?

Un comité de sélection formé entre autres de représentants d’universités, d’organisations publiques et non gouvernementales du Canada et d’autres pays examinera toutes les propositions complètes et admissibles reçues d’ici la date limite de soumission, à savoir le mercredi 18 octobre 2017 à 23 h 59 (HE). Convoqué par Universités Canada, ce comité évaluera les propositions en fonction des critères de sélection et aura la possibilité d’accepter ou de rejeter une proposition, ou encore de l’accepter sous certaines conditions. Il pourra également n’approuver qu’une partie ou certains éléments d’une proposition. Les propositions de projet retenues seront soumises à la Fondation Rideau Hall pour approbation. Les résultats du concours devraient être communiqués par courriel aux candidats au plus tard à la fin de 2017 ou au début de 2018.

À combien estimez-vous le nombre de propositions qui obtiendront un financement?

Nous prévoyons que de 18 à 22 projets seront financés. Toutefois, le nombre final variera en fonction du nombre et de la qualité des propositions soumises.

Dans les lignes directrices, il est écrit qu’« au moins 75 pour cent des boursiers de la reine Elizabeth II sont des étudiants canadiens ». Est-ce que cela signifie que les propositions axées sur les étudiants étrangers ne seront pas favorisées par le comité de sélection?

Le processus de sélection garantira que les critères généraux du programme sont satisfaits. La sélection sera fondée sur la qualité des activités proposées qu’entreprendra l’université. Ainsi, une proposition qui présente une démarche très solide portant sur un seul volet d’activités pourrait faire l’objet d’un examen plus favorable qu’une proposition présentant des démarches incertaines touchant les deux volets, et vice-versa.

En quoi consiste un « crédit universitaire » admissible?

Tous les étudiants doivent obtenir des crédits universitaires après avoir terminé leurs activités financées dans le cadre du programme BRE. L’université canadienne détermine la manière dont les crédits sont attribués. Dans le cas des boursiers étrangers effectuant de courts séjours d’études ou de recherche au Canada, les activités financées dans le cadre du programme BRE doivent être directement liées au programme de maîtrise ou de doctorat auquel ils sont inscrits dans leur pays d’origine.

Les propositions rédigées en français seront-elles évaluées de la même façon par le comité de sélection que les propositions rédigées en anglais? En d’autres mots, le comité pourrait-il privilégier les propositions rédigées en anglais?

Toutes les propositions reçues feront l’objet d’une égale considération par le comité de sélection.

Soumettre une proposition

Quel est le montant maximal accordé par proposition?

Les universités peuvent demander un financement pouvant atteindre 300 000 $ CA pour leur projet BRE.

Qui peut demander du financement?

Les universités canadiennes auxquelles le gouvernement provincial reconnaît le pouvoir de décerner des grades, ou leurs établissements affiliés, peuvent soumettre une proposition au programme BRE. Une université peut s’associer à une ou plusieurs autres pour soumettre une proposition conjointe, mais ne peut être le principal établissement candidat que d’une seule proposition.

Les universités doivent-elles soumettre une proposition pour chaque volet du programme (stagiaires canadiens et étudiants étrangers)?

Non, les universités peuvent soumettre des propositions pour des projets qui comprennent un ou les deux volets d’activités du programme.

Quand les universités peuvent-elles soumettre leurs propositions dans le cadre de ce programme?

Les universités canadiennes peuvent soumettre leurs propositions jusqu’à 11 h 59 (HE), le mercredi 18 octobre 2017.

Quand les candidats seront-ils informés des résultats du concours?

Les résultats du concours devraient être communiqués par courriel aux candidats d’ici la fin de 2017 ou le début de 2018.

À quelle fréquence Universités Canada mettra-t-elle à jour sa foire aux questions? Recevrons-nous directement des réponses à nos questions, ou devrons-nous plutôt consulter la foire aux questions d’Universités Canada?

Universités Canada répondra dans un délai d’un jour ouvrable à toutes les questions envoyées à QES2017@univcan.ca d’ici le mardi 10 octobre 2017 à 16 h (HE). Toutes les réponses seront aussi affichées sur la foire aux questions, qui est mise à jour chaque semaine. La dernière mise à jour de la foire aux questions aura lieu le vendredi 13 octobre 2017.

Dans le formulaire, un des critères requis est une lettre d’appui de chaque partenaire. Cela signifie-t-il que nous devons fournir une lettre d’appui de notre collaborateur de l’organisation partenaire et une autre de notre université? Ces lettres peuvent-elles provenir de la personne qui collabore avec nous sur le projet et de nous-mêmes, ou doivent-elles avoir été signées par un représentant du partenaire ou de l’université?

Les lettres d’appui doivent provenir de l’organisation partenaire (et non de l’université canadienne). Elles doivent être signées par le membre de l’organisation partenaire jugé le plus approprié par l’université canadienne.

Quelle est la longueur maximale de la lettre d’appui de chaque partenaire? Pouvez-vous préciser vos attentes concernant la teneur de cette lettre? Les lettres doivent-elles toutes être rédigées dans la même langue (anglais ou français)?

Il n’y a aucune restriction quant au nombre de mots de la lettre d’appui. Cette lettre sert à exprimer l’appui des partenaires pour le projet. Les lettres peuvent être rédigées en français ou en anglais.

Les propositions peuvent-elles être rédigées dans les deux langues (certaines parties en anglais, et d’autres en français)?

Les candidats sont autorisés à soumettre des propositions bilingues comprenant des passages en français et d’autres en anglais.

J’aimerais obtenir des précisions sur l’exigence relative aux lettres de recommandation des partenaires. Dans les cas où les partenariats ne sont pas encore établis, vous avez indiqué que l’université canadienne doit « décrire sa stratégie pour repérer d’éventuels partenaires et établir avec eux un partenariat efficace qui assurera la réussite du projet » et qu’une « lettre d’appui numérisée de la part de chaque partenaire doit être jointe au formulaire » (source : FAQ en ligne). Si un partenariat a été établi et qu’il est impossible d’obtenir une lettre de recommandation en raison de la date d’échéance des soumissions, est-il suffisant de décrire la stratégie?

Il faut des lettres de recommandation de la part de tous les partenaires indiqués.

Est-il nécessaire d’inclure à notre demande des lettres de recommandation confirmant un financement de contrepartie (de l’université ou d’autres sources) ou est-il suffisant d’indiquer le montant du financement externe que nous avons obtenu dans la colonne « Contribution de l’université » du budget?

Il n’est pas nécessaire d’inclure les lettres de recommandation confirmant un financement de contrepartie. Cependant, nous nous attendons à ce que les propositions fortes présentent une explication détaillée de l’origine des fonds dans la section Rapport coût-efficacité et budget du formulaire de demande.

Frais admissibles

Le programme prévoit-il des fonds pour financer les activités organisées par les universités dans le cadre du programme?

La somme de 1 000 $ CA par étudiant sera consacrée au financement des activités d’engagement communautaire, de développement du leadership et de réseautage ainsi que des activités liées à la gestion des projets. Les étudiants étrangers venant au Canada pour un séjour d’études ou de recherche de plus d’un an recevront un financement de 1 000 $ CA pour chaque période de 12 mois. Par exemple, si une université accueille un étudiant étranger pour un séjour d’études de deux ans, l’étudiant recevra 2 000 $ CA pour le financement d’activités d’engagement communautaire, de développement du leadership et de réseautage ainsi que d’activités liées à la gestion des projets.

Quelle est la contribution minimale de l’université?

Il n’y a pas de contribution minimale. Les contributions importantes seront privilégiées par le comité de sélection. Le programme vise une contribution totale de 50 pour cent des coûts de la part des universités. La contribution d’une université, d’un partenaire ou d’un boursier se définit comme : Les contributions en argent, en nature et autres apportées par l’université, l’établissement ou l’organisation partenaire, et le boursier et peuvent comprendre :

  • les réductions de frais de scolarité ou de frais universitaires payés par l’étudiant, ou encore de frais de subsistance ou de transport;
  • le temps de supervision, les salaires des chercheurs et (ou) les allocations des assistants de recherche, les frais de publication, les frais de communications, les frais de services techniques, les frais d’inscription à des conférences, les frais d’organisation d’événements ou de congrès universitaires et les frais d’interprétation. Les établissements ou organisations partenaires peuvent également contribuer aux frais de transport aérien, à ceux de transport terrestre, aux indemnités journalières, etc.;
  • les contributions financières provenant d’autres sources (fondations, partenaires communautaires ou partenaires de l’industrie et autres organismes de financement).
  • Toutes les contributions en argent ou en nature apportées par l’université doivent être appuyées par des pièces justificatives et vérifiables.

Remarque : Les contributions aux frais généraux ne sont pas admissibles.

Quelle est la contribution attendue de l’étudiant?

Il n’y a pas de contribution obligatoire ou attendue de la part de l’étudiant. L’étudiant est toutefois tenu de payer des frais de scolarité pendant son stage. Ces frais peuvent être considérés comme la contribution de l’étudiant.

Quelles dépenses (frais de scolarité, transport aérien, visas, hébergement, etc.) engagées par les étudiants étrangers le programme couvre-t-il?

Veuillez consulter les lignes directrices aux annexes C et D pour obtenir la liste des dépenses admissibles pour les étudiants étrangers en fonction de la ville-hôte et de la durée du séjour d’études.

Si l’organisation étrangère qui accueille les stagiaires leur verse une rémunération en plus des indemnités versées par le projet (même si le montant excède la limite de 6 000 ou 8 000 $ CA) ou les loge gratuitement, est-ce que l’on considère qu’il s’agit d’une contribution de l’établissement?

Oui, on considérerait ces deux exemples comme une contribution de l’université ou du partenaire. Veuillez noter qu’en cas d’audit, l’université canadienne devra fournir une preuve des contributions versées (en argent ou en nature).

Les coûts qui peuvent être inclus dans la contribution de l’établissement se limitent-ils aux dépenses couvertes par le programme? À titre d’exemple, si l’université acquittait les frais de déplacement et de subsistance d’un professeur qui se rend dans l’établissement ou l’organisation partenaire pour superviser des étudiants ou mener des travaux de recherche liés au projet, pourrait-on inclure ces dépenses dans la contribution de l’établissement?

Les coûts inclus dans la contribution de l’établissement ne se limitent pas aux coûts qui peuvent être financés par le programme; cependant, ces coûts doivent être directement liés au projet. Tous les coûts doivent être documentés et pouvoir être vérifiés en cas d’audit.

Vous dites que la contribution de l’université peut inclure « des contributions financières provenant d’autres sources, y compris de fondations, de partenaires communautaires et d’organismes de financement ». Certaines sources de contributions financières externes sont-elles exclues?

Il n’y a aucune restriction quant aux sources de contributions financières externes.

S’il est question d’un ensemble de stages de quatre mois, l’argent doit-il toujours être réparti en montants de 6 000 $? À titre d’hypothèse, si l’université demande 120 000 $ pour un projet, doit-elle nécessairement compter 20 stagiaires ou peut-elle en avoir moins et utiliser le reste du montant reçu pour couvrir d’autres frais liés au programme (p. ex., administration, vols, etc.)?

Les stages doivent avoir une durée minimale de trois mois consécutifs (90 jours) et une durée maximale de 12 mois. Les stagiaires pourront recevoir jusqu’à 6 000 $ pour des stages de trois à six mois et jusqu’à 8 000 $ pour des stages de sept à 12 mois. Ces fonds sont destinés au boursier ou au stagiaire. Une somme d’au plus 1 000 $ par étudiant par année sera accordée aux universités pour financer les activités d’engagement communautaire menées au Canada ainsi que les activités liées à la gestion des projets.

Existe-t-il une description des dépenses auxquelles le montant de 6 000 $ ou de 8 000 $ accordé aux étudiants canadiens qui effectuent un stage peut être affecté? Quels documents devons-nous conserver?

La contribution maximale du programme BRE pour les étudiants canadiens est de 6 000 $ pour un stage de trois à six mois et de 8 000 $ pour un stage de sept à 12 mois. Les universités doivent conserver un reçu pour tous les montants versés au boursier, ainsi qu’une copie de tous les billets d’avion et cartes d’embarquement de l’étudiant. Les étudiants ne sont pas tenus de soumettre d’autres documents financiers.

Nous élaborons actuellement une proposition, et j’ai une question au sujet de la somme de 1 000 $ par étudiant pour financer les activités. Est-ce qu’elle s’ajoute ou se soustrait du montant que nous demanderons dans notre proposition? S’agit-il plutôt d’une demande distincte? Par exemple, si nous demandons 300 000 $ pour 50 stages, faut-il demander un montant supplémentaire de 50 000 $ (1 000 $ x 50) qui s’ajoute aux activités d’administration du projet et d’engagement communautaire? Devons-nous intégrer ce montant de 50 000 $ à notre demande globale de 300 000 $?

Le financement maximal par projet est de 300 000 $ CA. La somme de 1 000 $ par étudiant par année est comprise dans le montant.

Par le passé, nous avons déjà embauché une personne-ressource chargée de recevoir nos étudiants (de les orienter, de les soutenir et de s’assurer que les organisations locales sont prêtes à les accueillir) dans le pays hôte. Nous avons versé une petite allocation à cette personne. Cette allocation pourrait-elle être incluse dans le budget? Dans l’affirmative, pourrait-elle être tirée de l’allocation accordée aux stagiaires (6 000 $ pour trois à six mois)?

Cette allocation constitue une dépense admissible et les fonds doivent être prélevés sur les 1 000 $ par étudiant par année versés à l’université pour le financement des activités d’engagement communautaire au Canada, ainsi que pour la gestion des projets, et non sur l’allocation aux stagiaires.

Exigences en matière de rapport

Quelles sont les exigences en matière de production de rapports pour les universités et les étudiants?

Universités Canada exigera des universités canadiennes la soumission de rapports narratifs annuels, ainsi que de rapports financiers trimestriels. Les boursiers de la reine Elizabeth II doivent remplir un formulaire pré-départ ainsi qu’un rapport narratif à remettre au plus tard deux semaines avant la fin de la période couverte par leur bourse. Les universités sont invitées à prendre part au processus d’évaluation du programme (sondages, entrevues, évaluations sommatives et formatives, etc.). Le programme recueillera également auprès des anciens participants au programme des données relatives aux répercussions de leur participation sur leur parcours scolaire ou professionnel.

Universités Canada