Programme pilote de mobilité étudiante vers l’étranger – Foire aux questions

Dernières modifications effectuées le 28 octobre 2020.

Information générale sur le programme

Quelle est la date limite pour présenter une proposition?

Toutes les propositions doivent être présentées sur le portail en ligne d’ici le 30 octobre 2020, à 15 h (HE).

Comment savoir si Universités Canada a bien reçu ma proposition?

Universités Canada accusera réception de toutes les propositions complètes reçues par un courriel provenant de mobiliteetudiante@univcan.ca. Veuillez communiquer avec nous si vous éprouvez des difficultés techniques ou si vous ne recevez pas d’accusé de réception par courriel.

Puis-je présenter une demande financement à la fois à titre d’établissement individuel et de consortium?

Chaque université canadienne peut soumettre jusqu’à deux demandes : une à titre individuel et une à titre de membre d’un consortium. Un consortium doit regrouper aux moins deux établissements postsecondaires canadiens.

Combien de projets Universités Canada envisage-t-elle de financer?

Selon la qualité et la quantité de propositions, entre 50 et 70 projets seront financés.

Quelle est la différence entre une demande principale et une demande secondaire?

Les demandes principales seront d’abord examinées, en fonction des critères d’évaluation de la section 4.3 des lignes directrices. Ensuite, s’il reste des fonds, les propositions associées aux demandes secondaires seront examinées selon les mêmes critères. Veuillez noter que les propositions pourront être acceptées, rejetées, ou encore approuvées sous condition. Il peut arriver que seul le financement de certains éléments d’une proposition soit approuvé.

Pourrions-nous présenter une proposition en collaboration avec d’autres établissements membres?

Oui, à condition de déterminer quel est l’établissement candidat principal. Ensuite, ce sera à vous de décider de quelle manière fonctionnera ce partenariat.

Un établissement qui n’est pas membre d’Universités Canada peut-il quand même présenter une demande dans le cadre du volet axé sur l’innovation?

Oui, à condition que l’établissement candidat soit une université canadienne reconnue par son gouvernement provincial comme ayant le pouvoir de décerner des grades, ou un de ses établissements affiliés.

À quelle fréquence la Foire aux questions (FAQ) sera-t-elle mise à jour?

La FAQ sera mise à jour chaque semaine. Universités Canada répondra dans un délai d’un jour ouvrable à toutes les questions envoyées par courriel à mobiliteetudiante@univcan.ca d’ici le 26 octobre 2020 à 16 h (HE). Les réponses aux questions reçues pendant le lancement des appels de propositions seront publiées chaque semaine sur la page de la FAQ. La dernière mise à jour de la FAQ aura lieu le 28 octobre 2020.

Est-il possible qu’un projet approuvé ne puisse pas être complété en raison des restrictions de voyage qui pourraient encore être en vigueur au printemps?

L’objectif de l’appel de propositions du volet axé sur l’innovation est de mettre à l’essai de nouveaux outils et de nouvelles démarches, d’adapter des programmes de mobilité à la situation relative à la COVID-19 et d’établir les bases du programme complet. Une vaste gamme de projets peuvent être proposés, mais les frais de déplacement (au pays et à l’étranger) ne sont pas admissibles au financement. Le programme complet (qui comprendra la mobilité étudiante) devrait être lancé au printemps de 2021, ou aussitôt que les conditions le permettront. Nous vous invitons à consulter le paragraphe 2.1 des lignes directrices qui précise les objectifs du volet axé sur l’innovation et des exemples de projets possibles.

Est-il possible d’établir des partenariats avec des établissements qui ne font pas partie du secteur postsecondaire (c.-à-d. des écoles secondaires ou des conseils scolaires)?

Oui. Les partenariats dans le cadre des demandes individuelles ou conjointes peuvent être établis avec des partenaires tels que des établissements postsecondaires étrangers, des organisations non gouvernementales, des instituts et organismes de politiques, des gouvernements nationaux et locaux, et des entreprises privées. Toutefois, ldoivent être des établissements postsecondaires canadiens.

Notre établissement est à la fois membre d’Universités Canada et de Collèges et instituts Canada (CICan). Pouvons-nous présenter une proposition à chacune des associations? Comme les deux associations se servent de plateformes distinctes, comment devons-nous établir la priorité des propositions? Devons-nous désigner chaque proposition comme étant la proposition principale sur une plateforme, ou devons-nous choisir une proposition principale et une proposition secondaire, même si elles ne seront pas évaluées ensemble?

Les membres des deux associations sont invités à présenter des propositions à Universités Canada, à CICan ou aux deux. Ainsi, deux propositions présentées sur des plateformes distinctes peuvent chacune être désignées comme étant une proposition principale. Le financement reçu d’Universités Canada et de CICan dans le cadre du programme ne doit pas dépasser 90 000 $. En outre, les propositions doivent respecter les types de demandes et les montants précisés dans les lignes directrices du volet axé sur l’innovation de chaque association. Conformément aux lignes directrices d’Universités Canada, chaque établissement peut soumettre jusqu’à deux demandes individuelles ou conjointes.

Pouvons-nous présenter deux propositions à Universités Canada et deux propositions à CICan si le montant total des subventions demandées demeure sous le seuil de 90 000 $?

Cela dépend des types de demandes (individuelles ou conjointes) et du montant demandé. Par exemple, si vous souhaitez obtenir la subvention maximale dans le cadre de chaque demande individuelle ou conjointe, vous dépasserez la somme maximale de 90 000 $. Ainsi, il ne serait pas possible de présenter deux propositions à chacune des associations. Veuillez consulter les paragraphes sur les critères des projets et sur les critères de sélection dans les lignes directrices d’Universités Canada et de CICan pour connaître les différences entre les critères des deux associations.

Selon ma compréhension, chaque établissement peut soumettre jusqu’à deux demandes (individuelles ou conjointes). Ainsi, si on soumet deux demandes individuelles, on ne peut pas soumettre une demande conjointe, n’est-ce pas?

Précisément. Chaque université canadienne peut soumettre jusqu’à deux demandes, soit deux demandes individuelles, deux demandes conjointes, ou une demande individuelle et une demande conjointe.

Une demande conjointe compte-t-elle comme l’une des deux demandes allouées pour chaque établissement faisant partie du consortium, ou seulement pour l’établissement qui soumet la demande?

Les demandes conjointes comptent seulement comme l’une des deux demandes allouées pour l’établissement qui soumet la proposition (et non pour les autres établissements faisant partie du consortium). Si la proposition est acceptée, Universités Canada signera une entente avec l’université qui a soumis la proposition, et celle-ci sera responsable de la gestion du projet.

La compréhension des barrières systémiques est un projet admissible selon notre compréhension, est-ce que cela inclut non seulement diminuer les freins directs (structure programme, financement, diversité de partenariats, etc.) mais aussi agir sur les acteurs institutionnels eux-mêmes, puisqu’ils ont un impact indirect majeur sur la mobilité étudiante.

Un projet qui examine les obstacles systémiques est un exemple de projet admissible. Tous les projets doivent viser l’atteinte d’au moins un des objectifs du volet axé sur l’innovation et doivent contribuer à générer au moins un des résultats souhaités du programme. Les projets doivent aussi avoir des retombées pour les étudiants, que ce soit directement dans le cadre de la mise en œuvre des projets, ou indirectement dans le cadre du programme élargi.

Les lignes directrices du programme pilote mentionnent à plusieurs reprises les clientèles ciblées. Est-ce que notre projet peut viser à augmenter la mobilité étudiante de façon générale, dans notre contexte traditionnel de faible mobilité sortante.

Comme indiqué dans la section, 2.1, il y a de diverses possibilités au niveau des projets admissibles. Tous les projets doivent viser l’atteinte d’au moins un des objectifs du volet axé sur l’innovation et doivent contribuer à générer au moins un des résultats souhaités du programme.

Est-ce que la définition du handicap (difficulté ou déficience déclarée liée à une affection de longue durée ou un problème qui limite les activités quotidiennes) inclut la santé mentale (car c’est tout de même un enjeu non négligeable pour le milieu d’accueil).

La définition des étudiants handicapés pourrait inclure la santé mentale si l’étudiant déclare avoir une difficulté ou une défiance liée à une affection de longue durée ou un problème qui limite les activités quotidiennes.

Les collèges publics sont-ils admissibles au financement du volet axé sur l’innovation?

Universités Canada et Collèges et instituts Canada (CICan) collaborent à la mise en œuvre du volet axé sur l’innovation du programme pilote de mobilité étudiante vers l’étranger et administrent le programme pour les secteurs universitaire et collégial, respectivement. Tous les établissements qui soumettent une proposition à Universités Canada doivent être des universités canadiennes auxquelles le gouvernement provincial reconnaît le pouvoir de décerner des grades, ou leurs établissements affiliés. Les candidats qui soumettent une proposition à CICan doivent être membres en règle de l’association au moment de soumettre leur proposition.

Y aura-t-il un appel de propositions pour le volet axé sur l’innovation chaque année du programme?

Le lancement de la version intégrale du programme (qui comprend la continuation du volet axé sur l’innovation) est prévu pour avril 2021, ou aussitôt que les conditions le permettront. Les détails concernant la mise en œuvre du programme intégral n’ont toujours pas été finalisés. Nous espérons pouvoir appliquer les leçons apprises dans le cadre de cet appel de propositions au programme intégral.

Trois groupes d’étudiants ont été ciblés : les étudiants autochtones, les étudiants handicapés et les étudiants à faible revenu. Les projets qui s’adressent seulement à l’un ou deux de ces groupes sont-ils admissibles? Y a-t-il un groupe prioritaire parmi les groupes ciblés? Nouveau

Les projets peuvent s’adresser à un seul des trois groupes cibles, et il n’y a pas de groupe prioritaire parmi eux.

Quels sont les montants minimal et maximal qui peuvent être demandés dans le cadre des propositions? Nouveau

Les établissements qui soumettent une demande individuelle peuvent viser l’obtention de subventions maximales de 25 000 $, alors que les établissements qui soumettent une demande conjointe peuvent viser l’obtention de subventions maximales de 40 000 $.

Le programme cible-t-il les étudiants à un certain niveau d’études (p. ex. au premier cycle ou aux cycles supérieurs)? Nouveau

Le programme de mobilité étudiante vers l’étranger s’adresse uniquement aux étudiants du premier cycle.

Les propositions doivent-elles respecter un format précis?  Nouveau

Toutes les propositions doivent être présentées par l’entremise du portail de demande en ligne.

À qui la proposition doit-elle être présentée? Nouveau

Les propositions de projet doivent être présentées en ligne sur le portail de demande d’Universités Canada d’ici le 30 octobre 2020 à 15 h (HE). Les candidats devront se créer un compte et un profil pour pouvoir accéder au formulaire de demande. Universités Canada accusera réception de toutes les demandes complètes reçues.

Dans le cadre de l’appel de propositions, nous élaborons un projet qui nécessite le soutien d’une firme externe que nous ne qualifions pas de partenaire, mais plutôt de fournisseur de service. Pouvez-vous confirmer que toute entreprise privée qui participe à un projet qui obtient du financement n’est pas nécessairement un partenaire? Nouveau

La façon dont les partenariats sont conclus et dont les projets sont réalisés est laissée à la discrétion de l’établissement postsecondaire. Autrement dit, c’est l’université qui détermine si une entreprise privée considérée comme un partenaire ou comme un fournisseur de service.

Activités des projets

La mobilité nationale est-elle prise en compte dans le volet axé sur l’innovation? Et qu’en est-il des déplacements du personnel à l’étranger?

Les coûts liés aux déplacements (au pays ou à l’étranger) ne sont pas admissibles au financement dans le cadre du volet axé sur l’innovation.

Les activités proposées dans le cadre du volet axé sur l’innovation doivent-elles avoir des retombées directes sur les étudiants des groupes cibles?

On s’attend à ce que les projets appuient les objectifs du programme et ceux du volet axé sur l’innovation, et à ce qu’ils s’harmonisent aux résultats attendus précisés dans le modèle logique.

Les établissements peuvent-ils demander du financement dans le cadre de ce volet pour financer l’élaboration de programmes ou de cours, ou ce financement est-il réservé spécifiquement aux étudiants / bourses d’études ?

Nous invitons les établissements à profiter de cette occasion pour mettre à l’essai des méthodes, des outils ou des mesures de soutien qui contribueraient à la mise en œuvre de la version intégrale du programme et à réduire les obstacles à la mobilité vers l’étranger pour les étudiants à faible revenu, les étudiants handicapés et les étudiants autochtones. Des exemples de projets possibles sont présentés à la section 2.1 des lignes directrices.

Les partenariats sont-ils une exigence pour obtenir du financement?

Il n’est pas obligatoire d’avoir un partenaire dans le cadre de ce projet. Les universités peuvent toutefois en profiter pour nouer de nouveaux partenariats au Canada ou à l’étranger. Les partenariats peuvent entre autres être établis avec des établissements postsecondaires, des organisations non gouvernementales, des instituts et organismes stratégiques, des gouvernements nationaux et locaux, ainsi que des entreprises privées.

Notre établissement dirige actuellement un programme qui respecte les critères d’admissibilité du volet axé sur l’innovation du programme de mobilité étudiante vers l’étranger. Il s’agit d’un programme mené en partenariat avec une organisation internationale dans le cadre duquel des étudiants de deuxième et de troisième années sont jumelés avec des étudiants et des entrepreneurs sociaux. Le programme a déjà été lancé — les étudiants ont eu leur première séance de formation la semaine dernière — et il devrait se terminer à la fin du trimestre. Toutes les dépenses afférentes ont déjà été couvertes pour l’année, mais il s’agit de dépenses admissibles dans le cadre du volet axé sur l’innovation. Est-il tout de même possible de présenter une demande de financement pour ce projet?

Une gamme de projets peuvent être financés par l’entremise du volet axé sur l’innovation et les établissements sont invités à profiter de cette occasion pour mettre à l’essai de nouvelles démarches ou élargir l’envergure de projets. Toutefois, les dépenses ne peuvent être engagées qu’après la signature de l’entente par les deux parties (Universités Canada et l’établissement postsecondaire) et les fonds doivent être utilisés pour des activités menées entre la date de signature de l’entente en novembre 2020 et le 31 mars 2021. Veuillez noter que les frais de déplacement (au pays et à l’étranger) ne sont pas admissibles au financement.

Pouvez-vous fournir des précisions concernant le point 4.2 du formulaire de demande? Doit-on se limiter à trois extrants, trois activités et un objectif ou peut-on en indiquer plus? Les trois extrants et les trois activités doivent-elles relever du même résultat, ou peut-on indiquer par exemple un extrant et deux activités se rapportant à un résultat, et deux extrants et trois activités se rapportant à un autre résultat? Nouveau

Vous devez indiquer trois extrants et trois activités par résultat immédiat. Chaque projet doit contribuer à au moins un résultat immédiat du programme parmi ceux indiqués dans le modèle logique. Il est possible de sélectionner plusieurs résultats immédiats et d’indiquer trois extrants et trois activités pour chacun.

Budget et coûts admissibles

À quel moment les établissements peuvent-ils s’attendre à recevoir leur financement une fois que leur projet a été approuvé?

Au début de novembre 2020, les résultats seront envoyés aux établissements et les ententes signées avec les établissements retenus. Les fonds seront versés dès la signature d’une entente.

Quels sont les montants disponibles pour les projets présentés individuellement et dans le cadre des consortiums?

Les projets individuels pourraient obtenir une subvention allant jusqu’à 25 000 $, et les projets présentés dans le cadre de consortiums pourraient obtenir une subvention allant jusqu’à 40 000 $.

Les fonds pourront-ils être utilisés après mars 2021?

Tous les fonds des projets du volet axé sur l’innovation devront être utilisés avant le 31 mars 2021, car Universités Canada et Collèges et instituts Canada devront faire rapport des résultats de ces projets au gouvernement fédéral.

Les fonds du volet axé sur l’innovation prévoient-ils l’achat d’équipement? Les salaires du personnel peuvent-ils être un coût admissible?

Comme le précise la section 2.3 des lignes directrices, les dépenses admissibles sont les suivantes :

  1. Les salaires du personnel qui travaille directement à la mise en œuvre du projet et les coûts afférents;
  2. le matériel, l’équipement et les fournitures directement reliés à la mise en œuvre du projet;
  3. le soutien nécessaire pour tenir des activités virtuelles ou en personne (à l’exclusion des déplacements et de l’hébergement);
  4. les coûts du matériel informatique et des logiciels, du développement et de l’entretien des sites Web, du soutien et de l’entretien des services de technologie de l’information, des télécommunications et d’hébergement Web;
  5. les honoraires professionnels directement reliés au projet (p. ex. d’experts-conseils, d’entrepreneurs, de services de traduction, d’évaluation, de comptabilité);
  6. les coûts des campagnes de communication et de sensibilisation, y compris le matériel de promotion, directement liés au projet;
  7. tout autre coût considéré par Universités Canada ou Collèges et instituts Canada comme étant directement lié et essentiel à la réussite du projet, et ayant été approuvé par écrit avant d’avoir été engagé.
Compte tenu du fait que toutes les activités menées dans le cadre des projets doivent être terminées au 31 mars 2021, peut-on présumer que cet appel de propositions vise surtout à jeter les bases pour la mobilité vers l’étranger au sein des établissements (c.-à-d. qu’il ne sert pas à appuyer des programmes de mobilité comme tels)? Y aura-t-il d’autres appels de propositions dans le cadre de ce programme au cours des prochaines années, lorsque les choses reviendront à la normale, ou s’agit-il d’un appel unique?

Nous nous attendons à lancer d’autres appels de propositions au cours des prochaines années, plus précisément un appel de propositions dans le cadre du programme complet au printemps de 2021, ou aussitôt que les conditions le permettront. L’objectif de l’appel de propositions du volet axé sur l’innovation est de mettre à l’essai de nouveaux outils et de nouvelles démarches, d’adapter des programmes de mobilité à la situation relative à la COVID-19 et d’établir les bases du programme complet. Comme il est décrit dans le paragraphe 2.1 des lignes directrices, une vaste gamme de projets peuvent être proposés, comme la mise à l’essai de nouveaux programmes de mobilité vers l’étranger (p. ex. mobilité virtuelle) ou des projets visant à élaborer de nouvelles pratiques de gestion des risques ou mesures de soutien intégré. Veuillez noter que les frais de déplacement (au pays et à l’étranger) ne sont pas admissibles au financement.

Compte tenu des différences entre les calendriers universitaires des établissements canadiens et étrangers, est-il possible d’utiliser les fonds et de terminer les activités des projets novateurs d’ici mars 2021, mais de ne mettre le programme en œuvre qu’à l’automne?

Tous les fonds doivent être dépensés et toutes les activités doivent être terminées au plus tard le 31 mars 2021. Les rapports de projet devront aussi être rendus à cette date. Les projets d’innovation peuvent toutefois mettre à l’essai de nouvelles démarches ou constituer la base de projets qui seront mis en œuvre ou élargis à une date ultérieure.

L’échéance du 31 mars 2021 est-elle fixe? On dirait qu’il est encore tôt pour envoyer des étudiants à l’étranger de manière sécuritaire compte tenu de la situation relative à la COVID. L’échéance peut-elle être reportée pour permettre à un projet d’être mise en œuvre à l’été de 2021?

L’échéance du 31 mars 2021, qui correspond à la fin de l’exercice financier du gouvernement fédéral, est fixe. Nous sommes conscients du fait que beaucoup de questions demeurent par rapport à la reprise des déplacements des étudiants, et aurons une meilleure idée de la situation au cours des prochains mois.

En ce qui concerne les dépenses admissibles, si nous collaborons avec une université ou une organisation étrangère, pouvons-nous lui remettre directement une partie des fonds pour mettre en œuvre des activités dans le cadre du projet? Autrement dit, une université canadienne peut-elle présenter une proposition individuelle en prévoyant donner une partie des fonds à son partenaire étranger afin qu’il puisse mettre en œuvre des activités spécifiques du projet, ou tous les fonds doivent-ils être dépensés par l’université canadienne, qui pourrait alors, par exemple, embaucher le partenaire étranger à titre de consultant, acheter du matériel en son nom ou payer le salaire de ses employés?

La manière dont est conclu le partenariat et dont est mené le projet est laissée à la discrétion de l’établissement postsecondaire canadien. Toutes les dépenses doivent figurer sur la liste des dépenses admissibles qui se trouve dans les lignes directrices et ne peuvent être engagées qu’après la signature de l’entente avec Universités Canada.

Une rémunération versée aux étudiants qui participent à des groupes de discussion ou à des consultations est-elle considérée comme une dépense admissible dans le cadre du volet axé sur l’innovation du programme de mobilité étudiante vers l’étranger?

Oui, une rémunération versée aux étudiants qui participent à des groupes de discussion ou à des consultations est considérée comme une dépense admissible sous la catégorie « honoraires professionnels directement reliés au projet ».

Certains étudiants pourraient avoir besoin de matériel pour pouvoir participer à un programme de mobilité virtuelle. Le financement peut-il être utilisé pour acheter des ordinateurs portables et les donner aux étudiants dans le besoin?

Les dépenses admissibles comprennent le matériel, l’équipement et les fournitures directement reliés à la mise en œuvre du projet. Ainsi, le matériel, l’équipement et les fournitures achetés devront appuyer la mise en œuvre du projet à court et à long terme et donc être disponibles pour les participants actuels et futurs.

Les lignes directrices précisent que les demandes soumises à titre de membre d’un consortium peuvent viser l’obtention de subventions maximales de 40 000 $. Si deux établissements canadiens collaborent dans le cadre d’une demande conjointe, peuvent-ils chacun recevoir 40 000 $?

Les demandes conjointes peuvent viser un financement maximal total de 40 000 $ (et non de 40 000 $ par établissement membre du consortium). Pour être admissible, un consortium doit regrouper aux moins deux établissements postsecondaires canadiens. Si la demande est approuvée, Universités Canada signera une entente avec l’établissement qui a soumis la proposition, qui devra ensuite décider de quelle manière distribuer les fonds au sein du consortium.

Quel est le montant maximal de fonds que nous pouvons demander dans la deuxième proposition? Nous sommes conscients du fait qu’il est possible de demander jusqu’à 25 000 $ dans la proposition principale. Est-il possible de demander un autre 25 000 $ dans la proposition secondaire ou la limite fixée est-elle différente?

Toutes les demandes, peu importe s’il s’agit d’une proposition principale ou secondaire, sont admissibles au même financement maximal, soit 25 000 $ pour les propositions individuelles et 40 000 $ pour les propositions conjointes.

Une rémunération versée aux étudiants qui participent à des groupes de discussion ou à des consultations est-elle considérée comme une dépense admissible dans le cadre du volet axé sur l’innovation du programme pilote de mobilité étudiante vers l’étranger, qu’il s’agisse d’étudiants canadiens ou d’étudiants étrangers inscrits dans l’un de nos établissements postsecondaires étrangers partenaires?

Une rémunération versée aux étudiants canadiens qui participent à des groupes de discussion ou à des consultations est considérée comme une dépense admissible sous la catégorie « honoraires professionnels directement reliés au projet ». En revanche, une rémunération versée à des étudiants étrangers n’est pas une dépense admissible.

Le financement peut-il être utilisé sous forme de bourses pour inciter les étudiants à participer à des expériences de mobilité vers l’étranger (p. ex. une bourse pour participer à un programme d’échange en mode virtuel)?

Des subventions ou des bourses peuvent être considérées comme des dépenses admissibles si elles servent à inciter la participation d’étudiants issus de groupes cibles à des projets d’innovation non liés à la recherche avant le 31 mars 2021. Les établissements devront déterminer le montant de la subvention ou de la bourse en fonction du profil et des besoins des étudiants.

Quel montant total peut recevoir un établissement? Pouvons-nous soumettre deux demandes individuelles de 25 000 $ chacune, ou est-ce le montant total des deux demandes? Nouveau

Les demandes soumises à titre d’établissement individuel peuvent viser l’obtention de subventions maximales de 25 000 $. Les demandes soumises à titre de membre d’un consortium peuvent viser l’obtention de subventions maximales de 40 000 $.

Un établissement peut soumettre deux demandes individuelles de 25 000 $ chacune, ou même une demande individuelle de 25 000 $ et une demande conjointe de 40 000 $.

Le budget proposé permet-il une certaine souplesse? Par exemple, si nous prévoyons d’embaucher un consultant, mais que nous sommes incapables de trouver une personne qui possède l’expertise nécessaire pour mener à bien une partie du projet, pourrions-nous modifier certains éléments du projet pour réussir à terminer les activités et dépenser les fonds avant la fin de mars 2021? Nouveau

Nous reconnaissons qu’il faut permettre une certaine souplesse pour que les établissements puissent modifier leurs stratégies en fonction de la situation à mesure qu’ils mettent en œuvre leurs projets. Si les modifications sont majeures, les établissements doivent envoyer un courriel à Universités Canada justifiant l’ampleur des changements et recevoir une approbation écrite d’Universités Canada avant de procéder.

Le financement peut-il être utilisé pour payer les salaires d’employés dans les établissements partenaires étrangers (p. ex. au Mexique)? Nouveau

La manière dont est conclu le partenariat et dont est mené le projet est laissée à la discrétion de l’établissement postsecondaire canadien. Toutes les dépenses doivent figurer sur la liste des dépenses admissibles qui se trouve dans les lignes directrices et ne peuvent être engagées qu’après la signature de l’entente avec Universités Canada.

En ce qui concerne les dépenses admissibles, pouvez-vous m’indiquer si les coûts indirects (frais généraux) sont admissibles? Nouveau

Les frais généraux ne constituent pas une dépense admissible. Les fonds doivent directement servir à la mise en œuvre des projets.

Processus de sélection

Comme il semblerait que n’importe qui peut soumettre une demande, comment Universités Canada déterminera-t-elle laquelle des propositions d’un établissement est la proposition principale et laquelle est la proposition secondaire?

Dans le formulaire de demande, la personne qui remplit la demande doit indiquer si la proposition est la proposition principale ou secondaire de l’établissement. Chaque demande doit aussi être examinée et approuvée par le signataire autorisé de l’établissement, ce qui devrait aider à déterminer les deux propositions à soumettre au nom de l’université.

En outre, nous suivons de près les inscriptions et les demandes. Si nous recevons plus de deux propositions du même établissement, nous communiquerons avec ses représentants pour confirmer lesquelles sont les propositions principale et secondaire avant de poursuivre avec le processus d’examen et de sélection. Nous ferons la même chose si nous recevons d’un même établissement deux propositions ayant la même désignation.

Questions et difficultés techniques

Comment puis-je accéder au formulaire de demande sur le portail?

Vous devez d’abord vous créer un compte sur le portail au lien suivant https://portal.scholarshippartners.ca/welcome/OSM_fr/. Dans la section « Inscription pour universités », cliquez sur « Inscrivez-vous pour soumettre une proposition ». Vous serez redirigé vers la page « Informations de contact/Coordonnées » où vous serez invité à inscrire vos coordonnées. Vous recevrez ensuite par courriel un mot de passe temporaire que vous devrez utiliser pour ouvrir une session et créer un nouveau mot de passe. Vous serez enfin redirigé vers la page où se trouve le formulaire de demande, que vous pouvez télécharger. Veuillez communiquer avec nous si vous éprouvez des difficultés techniques.

Y a-t-il un moyen de voir le formulaire de demande dans son intégralité? Pouvez-vous m’envoyer le formulaire en format PDF?

Lorsque vous ouvrez une session sur le portail et que vous cliquez sur « Cliquez ici pour remplir une proposition », vous verrez dans le coin supérieur gauche le bouton « Télécharger & imprimer » qui vous permettra de consulter le formulaire dans son intégralité. Veuillez nous envoyer un courriel si vous souhaitez obtenir le formulaire en format PDF. Veuillez noter que toutes les demandes doivent être soumises sur le portail et que les demandes en format PDF ne seront pas acceptées. Comme le système de demande en ligne est dynamique et que certains champs dépendent des réponses aux questions précédentes, certains champs n’apparaissent pas dans la version PDF.

Pour clarifier, dans la section « Autorisation » du formulaire de demande, la personne qui présente la demande confirme que l’énoncé est vrai, sans toutefois devoir fournir la signature électronique ou manuscrite du signataire autorisé, n’est-ce pas?

C’est exact. La personne qui présente la demande confirme que l’énoncé est vrai. La signature électronique ou manuscrite du signataire autorisé n’est pas requise.

Pouvez-vous confirmer le nom du signataire autorisé de notre université dans le cadre de ce programme?

Le nom du signataire autorisé est laissé à la discrétion de chaque établissement (et non d’Universités Canada). Nous confirmerons auprès de chaque établissement la désignation de chaque proposition (principale ou secondaire) avant de poursuivre avec le processus d’examen et de sélection, dans l’éventualité où plusieurs signataires autorisés auraient approuvé les propositions.

Dans la question 4.1.1 il est écrit : « Veuillez indiquer le nombre prévu d’étudiants qui participeront directement à ce projet avant le 31 mars 2021. » Est-ce que l’on cherche à connaître le nombre d’étudiants de notre établissement qui ont déjà participé à des activités de mobilité vers l’étranger, ou plutôt le nombre d’étudiants qui participent directement au projet proposé? Comme nous proposons un nouveau projet, pouvons-nous présumer que zéro est une réponse appropriée?

La question 4.1.1 vous demande d’indiquer le nombre prévu d’étudiants qui participeront directement au projet proposé. Ce nombre n’est pas une exigence, mais il faut que le projet ait des retombées pour les étudiants au sens large, que ce soit directement dans le cadre de la mise en œuvre des projets du volet axé sur l’innovation, ou indirectement dans le cadre du programme élargi.

La section 4.2 du formulaire de demande en ligne indique « Dans le modèle logique ci-dessous, veuillez indiquer trois (3) extrants visés par votre projet et trois (3) activités qui contribueront à l’atteinte d’au moins un (1) des résultats du programme ». Par contre, il ne semble pas y avoir d’endroit où inscrire cette information ni de moyen de modifier le document PDF. J’ai inscrit les activités dans le sommaire de mon projet, mais je ne sais pas si j’aurais dû faire autrement.

Dans le formulaire de demande, sous le bouton « Cliquez ici pour voir le modèle logique », il y a une liste de résultats immédiats. Lorsque vous sélectionnez un résultat immédiat, vous verrez apparaître des boîtes de texte où inscrire vos extrants et vos activités.

Les demandes d’un établissement doivent-elles toutes être présentées par l’entremise du même compte sur le portail?

La façon de procéder pour soumettre une demande est laissée à la discrétion de l’université canadienne. Plusieurs demandes peuvent être présentées par l’entremise d’un seul compte, ou plusieurs comptes peuvent être créés sur le portail pour soumettre les demandes.

Chaque demande doit-elle être présentée séparément, ou la proposition secondaire fait-elle partie de la proposition principale?

Chaque demande doit être présentée séparément.

Quand j’ouvre une session sur le portail, mes renseignements se trouvent déjà dans la section « Coordonnées » du formulaire de demande en ligne, alors qu’habituellement lorsqu’on présente une demande de financement, il faut inscrire les coordonnées de la personne responsable du département. Devrais-je indiquer mes propres coordonnées en tant que personne qui soumet la demande, ou le nom de mon superviseur direct, soit le vice-recteur à l’enseignement et à la recherche de mon établissement? Nouveau

Le formulaire de demande reprend les coordonnées de la personne qui a créé un compte sur le portail. Sur la dernière page du formulaire de demande, il faut indiquer le nom du signataire autorisé de l’établissement et confirmer que cette personne a bel et bien examiné et approuvé la proposition de projet. Le nom du signataire autorisé est laissé à la discrétion de l’établissement.

Pouvez-vous apporter des clarifications sur le modèle logique présenté dans les lignes directrices? Le résultat immédiat visé par notre proposition principale ne doit s’appliquer qu’à notre université et non aux établissements d’enseignement supérieur en général, n’est-ce pas? Nouveau

Le modèle logique à l’annexe A des lignes directrices se rapporte à la version intégrale du programme pilote de mobilité étudiante vers l’étranger, et non seulement au volet axé sur l’innovation. Les extrants et les activités présentent les manières dont Universités Canada et Collèges et Instituts Canada envisagent le déroulement de la version intégrale du programme, une fois qu’elle pourra être mise en œuvre en toute sécurité.

L’exemple présenté dans le formulaire de demande se rapporte au volet axé sur l’innovation. Selon l’exemple, vous devez inscrire les extrants et les activités de votre projet d’innovation et indiquer comment ils contribuent aux résultats du programme.

La proposition doit-elle être présentée par le personnel du bureau international ou peut-elle être présentée par le professeur qui la rédige et qui dirige le projet? Nouveau

Le choix de la personne qui présente la proposition est laissé à la discrétion de l’université. Il peut s’agir par exemple d’un membre du personnel du bureau international ou d’un professeur.

Je ne suis pas certain de comprendre les lignes directrices concernant les extrants et les activités dans le modèle logique. Laissent-elles entendre qu’il ne faut pas se préoccuper du modèle logique dans le cadre de cette proposition? Nouveau

Le modèle logique est un élément nécessaire de la proposition. Lorsque vous remplissez le formulaire de demande, vous devez sélectionner au moins un résultat immédiat du programme que votre projet contribuera à atteindre, parmi ceux qui sont présentés dans le modèle logique. Ensuite, vous devez indiquer les activités (actions) et les extrants (services offerts ou produits) de votre projet.

En somme, cette section vise à comprendre ce qui se fera dans le cadre de votre projet (activités), ce qui en découlera (extrants) et comment cela contribuera à atteindre les objectifs généraux du programme.

Dans la question 4.1.1 il est écrit : « Veuillez indiquer le nombre prévu d’étudiants qui participeront directement à ce projet avant le 31 mars 2021. » – Si aucun étudiant ne participe directement au projet avant le 31 mars, la proposition est-elle inadmissible, ou a-t-elle moins de chance d’être approuvée? Nouveau

Il n’est pas nécessaire que des étudiants participent directement au projet proposé, mais il faut que le projet ait des retombées pour les étudiants au sens large, que ce soit directement dans le cadre de la mise en œuvre des projets du volet axé sur l’innovation, ou indirectement dans le cadre de la version intégrale du programme. Lors du processus d’évaluation, nous examinerons si le projet aura des retombées pour les étudiants, directement et (ou) indirectement.

Pouvez-vous fournir des précisions concernant les exigences en matière de rapport, et un modèle de rapport? Nouveau

Nous mettons actuellement la dernière main aux modèles de rapports. Les universités devront faire état des activités et des résultats des projets dans un rapport narratif qui devra être rendu le 31 mars 2021. Elles devront également soumettre un simple rapport financier qui comportera un tableau des dépenses admissibles précisées dans les lignes directrices dans lequel les universités devront indiquer leurs dépenses engagées.

À la question 4.1.1 « Veuillez indiquer le nombre prévu d’étudiants qui participeront directement à ce projet avant le 31 mars 2021 », doit-on inclure le nombre d’étudiants qui seront embauchés et consultés? Nouveau

Oui, si vous envisagez la participation directe d’étudiants au projet avant la fin de mars 2021, nous vous demandons d’inclure le nombre prévu de participants.

Un des extrants du résultat immédiat 1120 « Renforcement des connaissances liées aux compétences interculturelles et en réseautage professionnel » mentionne entre autres l’offre de séances d’information avant et après le départ des étudiants. Comme il n’y aura sans doute pas de déplacements pendant la pandémie de COVID-19, ces séances sont-elles quand même pertinentes dans le cadre des projets du volet axé sur l’innovation? Nouveau

Tous les résultats peuvent s’appliquer aux projets du volet axé sur l’innovation, selon leur nature. Nous vous recommandons de ne consulter que les résultats immédiats, intermédiaires et final dans le modèle logique, et d’ignorer les extrants et les activités décrites à l’annexe A des lignes directrices, qui se rapportent à la version intégrale du programme. Demandez-vous quels seront les activités et les extrants de votre projet et comment ils contribueront à atteindre les résultats décrits. Par exemple, un projet qui porte sur l’élaboration d’un nouveau cours prédépart axé sur les compétences interculturelles qui sera adapté aux besoins des étudiants des trois groupes cibles peut contribuer à l’atteinte du résultat immédiat 1120. Les activités et les extrants doivent correspondre à votre projet et non être copiés de l’annexe.

Universités Canada réalisera-t-elle des sondages à l’intention des étudiants qui participent aux projets pour mesurer les retombées en matière d’acquisition de compétences? Nouveau

Universités Canada mènera des sondages en ligne auprès des étudiants avant et après leur participation aux projets, afin de répondre à son obligation en matière de suivi et d’évaluation auprès d’Emploi et Développement social Canada, y compris en ce qui concerne l’acquisition des compétences.

Universités Canada