Énoncé de confidentialité – Programmes de bourses d’études

Universités Canada offre des services de gestion pour divers programmes de bourses d’études. Son rôle comprend, pour le compte du commanditaire du programme, la collecte, l’utilisation, la divulgation et la conservation de renseignements personnels nominatifs sur chaque candidat (les « renseignements personnels ») à des fins de mise en candidature, de traitement, d’évaluation et de sélection des boursiers ainsi que de gestion des paiements et d’évaluation de l’efficacité du programme de bourses d’études (les « fins de la gestion du programme »). Les renseignements personnels recueillis par Universités Canada peuvent aussi comprendre les noms, les adresses électroniques et les coordonnées des candidats ayant créé un compte sur le portail de gestion des programmes bourses d’études d’Universités Canada (les « utilisateurs »). Universités Canada s’engage à respecter les exigences de la Loi canadienne sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) comme suit :

1. Responsabilité

Universités Canada se conformera aux exigences de la LPRPDE en ce qui a trait aux renseignements personnels recueillis, utilisés, divulgués ou conservés par elle, ou qui lui sont transmis par le commanditaire dans le cadre de la gestion du programme.

Universités Canada a désigné une personne responsable de la protection des renseignements personnels, qui est chargée de veiller au respect des exigences de la LPRPDE. Les pratiques suivies par Universités Canada pour la gestion des renseignements personnels doivent par ailleurs être conformes aux principes en matière de traitement équitable de l’information prévus au Code type sur la protection des renseignements personnels de l’Association canadienne de normalisation.

2.  Indication des fins de la collecte

Universités Canada informera les utilisateurs des fins auxquelles les renseignements personnels fournis dans leurs demandes et sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études sont recueillis, utilisés, divulgués et conservés dans le cadre de la gestion du programme de bourses d’études. Si un commanditaire recueille directement les renseignements personnels, il devra informer les utilisateurs des fins de la collecte, de l’utilisation, de la divulgation et de la conservation de leurs renseignements personnels dans le cadre de la gestion du programme de bourses d’études.

3.  Consentement

Universités Canada obtiendra le consentement de toute personne concernée en ce qui a trait à la collecte, à l’utilisation, à la divulgation et à la conservation de renseignements personnels, y compris, s’il y a lieu, à leur divulgation à des tiers aux fins de la gestion du programme de bourses d’études. Si le commanditaire recueille directement les renseignements personnels, il devra obtenir le consentement des utilisateurs à cet égard, ce qui comprend la divulgation à des tiers, s’il y a lieu. Ce consentement doit être suffisant pour autoriser Universités Canada à utiliser ou à divulguer les renseignements personnels aux fins de la gestion du programme de bourses d’études.

Chacune des parties conservera les consentements obtenus des candidats et les mettra à la disposition de l’autre partie au besoin.

4.  Limitation de la collecte et de l’utilisation

Dans le cadre de la prestation de services pour le commanditaire ou en son nom, Universités Canada ne recueillera indépendamment les renseignements personnels des utilisateurs qu’avec leur consentement. Universités Canada ne recueillera que les renseignements personnels nécessaires à la participation au programme. Universités Canada n’utilisera que les renseignements personnels pour lesquels elle a obtenu le consentement de l’utilisateur dans la demande de bourse d’études ou sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études.

Universités Canada fera en sorte que les renseignements personnels transmis aux membres du comité de sélection ne soient utilisés que pour la sélection des boursiers. Le comité de sélection ne divulguera à quelque tiers que ce soit les renseignements personnels utilisés ou générés pendant le processus de sélection. Tous les membres du comité de sélection devront retourner à Universités Canada l’ensemble des renseignements personnels utilisés ou générés par le comité dès la fin du processus de sélection. Si le commanditaire traite directement avec les membres du comité de sélection, Universités Canada devra, sur demande, fournir des formulaires d’ententes de confidentialité à cet égard.

5.  Limitation de la divulgation et de la conservation

Universités Canada ne divulguera les renseignements personnels des utilisateurs à des tiers uniquement si ceux-ci ont consenti dans leur demande de bourse d’études ou sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études, à moins que la loi ne l’exige ou ne l’autorise.

Universités Canada conservera les renseignements personnels pour lesquels elle a obtenu le consentement de l’utilisateur de trois façons :

a) Les renseignements personnels des utilisateurs qui ont créé un compte sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études, mais qui n’ont pas présenté de demande seront supprimés du portail et de tous les répertoires de sauvegarde après deux ans d’inactivité du compte.

b) Les identifiants personnels des utilisateurs qui ont créé un compte sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études et présenté une demande, mais n’ont pas obtenu de bourse seront pseudonymisés après deux ans d’inactivité du compte.

c) Les identifiants personnels des utilisateurs qui ont créé un compte sur le portail de gestion des programmes de bourses d’études, présenté une demande et reçu des paiements dans le cadre d’un programme seront pseudonymisés après sept ans d’inactivité du compte.

Universités Canada conservera au fil des ans une liste permanente des numéros d’identification internes des personnes des catégories b) et c).

6. Exactitude des renseignements personnels

Universités Canada mettra tout en œuvre pour assurer l’exactitude des renseignements personnels en sa possession. Universités Canada compte sur l’utilisateur pour lui fournir des renseignements personnels exacts de manière à réduire les risques que des renseignements personnels inexacts servent à prendre une décision à son sujet.

Universités Canada corrigera sur demande du commanditaire ou d’un utilisateur les inexactitudes contenues dans les renseignements personnels des candidats pendant la durée de leur conservation. Si ces inexactitudes parviennent directement d’un utilisateur, Universités Canada les signalera au commanditaire en vue de leur correction. Les utilisateurs seront avisés que toute inexactitude doit être signalée à Universités Canada avant la sélection des boursiers afin les corrections soient apportées et transmises au comité de sélection.

7.  Sécurité

Universités Canada prendra les mesures de sécurité raisonnables pour prévenir l’accès non autorisé aux renseignements personnels et l’appropriation indue de ceux-ci, peu importe le format sous lequel ces renseignements sont conservés, et elle limitera l’accès interne aux renseignements personnels aux seuls membres du personnel ayant besoin d’en prendre connaissance dans le cadre de leurs fonctions.

En cas de brèche de sécurité présumée, le personnel responsable des programmes et des technologies de l’information d’Universités Canada lancera immédiatement une enquête pour évaluer la gravité de la brèche et pour déterminer les renseignements pouvant avoir été compromis. Si une brèche de sécurité est confirmée, Universités Canada avisera tous les utilisateurs potentiellement touchés, les commanditaires des programmes concernés et le commissaire à la protection de la vie privée du Canada dans les 72 heures suivant la découverte de la brèche. Universités Canada passera ensuite la situation en revue et veillera à ce que les mesures appropriées soient prises pour prévenir d’autres brèches.

8.  Transparence et formation

Universités Canada formera tous les membres de son personnel ayant accès aux renseignements personnels conformément aux obligations que leur impose la LPRPDE. Universités Canada a adopté un code de protection des renseignements personnels très précis (le « Code de protection des renseignements personnels d’Universités Canada ») et formé son personnel en ce qui a trait à l’importance de préserver la confidentialité des renseignements personnels ainsi qu’aux pratiques de gestion des renseignements personnels mises en place conformément au Code de protection des renseignements personnels d’Universités Canada. Universités Canada mettra le Code de protection des renseignements personnels d’Universités Canada et le présent énoncé de confidentialité à la disposition du commanditaire et de tous les utilisateurs.

9. Accès

Les utilisateurs qui demandent à avoir accès aux renseignements personnels détenus par Universités Canada y auront accès sous réserve des exceptions prévues dans la LPRPDE et auront accès, sur demande, à l’historique d’utilisation et de divulgation de ces renseignements personnels.

Si un utilisateur souhaite qu’Universités Canada supprime ses renseignements personnels, il peut en faire la demande auprès de la personne responsable de la protection des renseignements personnels. Si les renseignements personnels d’un utilisateur sont supprimés, ce dernier ne pourra plus participer au programme ni recevoir les paiements qui s’y rattachent. Pour réactiver son compte, l’utilisateur devra communiquer directement avec Universités Canada.

10. Plainted pour non-respect des principes applicables

Universités Canada dispose de procédures qui permettent aux individus de s’informer au sujet du respect par celle-ci des principes applicables en matière de protection des renseignements personnels, ainsi que de porter plainte en cas de manquement à ceux-ci. Les plaintes pour manquement au Code de protection des renseignements personnels d’Universités Canada, à la LPRPDE ou au présent énoncé de confidentialité peuvent être soumises en communiquant avec la personne responsable de la protection des renseignements personnels d’Universités Canada, par téléphone au 613 563-1236 ou par la poste au 350, rue Albert, bureau 1710, Ottawa (Ontario)  K1R 1B1.

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